Die ersten Schritte nach der Betreuungsübernahme

Zu Beginn der Betreuung sind insbesondere folgende Schritte sinnvoll und erforderlich:

• Anlegen einer Betreuungsakte für das Betreuungsverhältnis

  
  

• Persönlicher Besuch der betreuten Person mit Sichtung vorhandener Unterlagen

  
  

• Kontaktaufnahme mit relevanten Stellen entsprechend den übertragenen Aufgabenbereichen, insbesondere:

  • Ärztinnen und Ärzte

  • Kranken- und Pflegekassen

  • Rentenversicherung

  • Sozialamt

  • Jobcenter

  • Pflegedienste

  • Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber

  • Vermieterinnen und Vermieter

  • öffentliche Versorgungsunternehmen

  • Banken und Kreditinstitute

    
    

  Dabei ist jeweils auf die bestehende Betreuung hinzuweisen und ggf. sind erforderliche Unterlagen anzufordern.

  
  

• Kontaktaufnahme mit dem örtlichen Betreuungsverein oder der Betreuungsbehörde, um sich über geeignete Hilfsangebote und Fortbildungen zu informieren;sind Betreuerinnen und Betreuer Familienangehörige der betreuten Person, kann ggf. eine Vereinbarung mit einem Betreuungsverein abgeschlossen werden.

  
  

• Ausführliches Gespräch mit der betreuten Person sowie – insbesondere bei familienfremden Betreuungen – mit Angehörigen und sonstigen Bezugspersonen, um sich ein möglichst umfassendes Bild von der Lebenssituation, den Wünschen und den Fähigkeiten der betreuten Person zu verschaffen.

  
  

• Auf Grundlage dieser Gespräche und der vorliegenden Unterlagen:

  
  

  • Anfertigung und Übersendung des Anfangsberichts an das Betreuungsgericht

  • Erstellung eines Vermögensverzeichnisses bei übertragenem Aufgabenbereich Vermögenssorge (§ 1835 BGB) und Übersendung an das Betreuungsgericht(jeweils unter Nutzung der gerichtlichen Formulare)

Tipps zur Aktenführung

Während einer oft mehrjährigen Betreuung fallen regelmäßig zahlreiche Unterlagen und umfangreicher Schriftverkehr an, insbesondere mit Behörden.

Eine systematische, übersichtliche und vollständige Aktenführung erleichtert die tägliche Arbeit, dient dem Nachweis ordnungsgemäßer Tätigkeit und ist Grundlage für Berichte und Rechnungslegungen gegenüber dem Betreuungsgericht.

Zudem ist eine geordnete Akte besonders wichtig, falls Betreuerinnen und Betreuer zeitweise verhindert sind (z. B. Krankheit, Urlaub). In diesen Fällen muss eine Vertretung – etwa durch einen Betreuungsverein – schnell und ohne Informationsverlust handlungsfähig sein.

Grundsätzliche Empfehlungen

• Verwendung eines oder mehrerer handelsüblicher Büroordner, z. B.:

  • Hauptakte

  • Vermögensakte

• Vorblatt mit den wichtigsten persönlichen Daten der betreuten Person sowie allen relevanten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern inklusive Kontaktdaten

• Klare Untergliederung der Ordner nach Sachgebieten, z. B. durch Register oder Einlegeblätter

 Beispiel für eine Aktenstruktur

Hauptakte

• Personensorge(z. B. Geburtsurkunde, Kopien von Ausweis, Krankenversicherungskarte, Schwerbehindertenausweis, Patientenverfügung, Testament, Heiratsurkunde, Scheidungsurteil)

• Vermögenssorge(z. B. Korrespondenz mit Banken, Vertragsänderungen)

• Gesundheitssorge(z. B. Arztberichte, Diagnosen, Gutachten, Schriftverkehr mit Kranken- und Pflegekassen, LASV)

• Wohnen / Aufenthalt(z. B. Miet- oder Heimverträge, Grundbuchauszug, Wertgutachten, Versorgungsträger)

• Versicherungen

• Telefon / Internet / sonstige Verträge

• Arbeitsverhältnis

• Renten- und Sozialleistungsbezug

• Schuldenregulierung

• Betreuungsgericht(z. B. Betreuungsbeschluss, Betreuerausweis, Anfangsbericht, weitere Berichte, Anträge, gerichtliche Korrespondenz)

Vermögensakte

• Kopie des Vermögensverzeichnisses

• Barkasse(Bargeldlisten, Verwahrgeldlisten von Pflegeheimen)

• Konten(laufendes Girokonto, ggf. Taschengeldkonto)

• Vermögen(z. B. Spar- und Anlagekonten, ggf. mit Sperrvermerk, Mietkaution, Bestattungsvorsorge)

Gerade bei übertragenem Aufgabenbereich Vermögenssorge ist eine lückenlose und chronologische Ablage besonders wichtig. Kontoauszüge, Belege und Quittungen sollten vollständig aufbewahrt werden. Auch befreite Betreuerinnen und Betreuer können am Ende der Betreuung zur Rechnungslegung verpflichtet sein.

Weitere Hinweise zur Dokumentation

• Alle im Rahmen der Betreuung versandten oder übergebenen Schriftstücke sollten in Kopie zur Akte genommen werden, ggf. mit Vermerk über Datum und Empfängerin oder Empfänger.

• Akten- und Telefonvermerke zu wichtigen Gesprächen sind anzufertigen (Datum, Beteiligte, Ergebnis).

• Vorrat an Kopien des Betreuerausweises zur Vorlage bei Dritten bereithalten.

• Trennung zwischen:

  • Unterlagen der betreuten Person, die im Bedarfsfall herauszugeben sind (z. B. an die betreute Person, neue Betreuerinnen und Betreuer, Erbinnen und Erben),

  • und Unterlagen zur Betreuertätigkeit, die auch nach Betreuungsende aufbewahrt werden dürfen (z. B. Schriftverkehr mit dem Gericht).

Wichtige Originaldokumente der betreuten Person (z. B. Sozialleistungsbescheide, Mietvertrag, Patientenverfügung) sollten grundsätzlich bei der betreuten Person verbleiben. Eine Verwahrung durch Betreuerinnen und Betreuer ist nur dann angezeigt, wenn die betreute Person hierzu nicht in der Lage ist oder ein Verlust zu befürchten wäre.

Datenschutz

Bei der Aktenführung ist § 20 BtOG sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Dies gilt ausdrücklich auch für ehrenamtliche Betreuerinnen und Betreuer, einschließlich Angehöriger, die eine rechtliche Betreuung übernommen haben.